Welke uitdagingen brengt thuiswerken met zich mee?

Telewerk uitdaging 1: De wifi trekt op niets!

Bij de meeste mensen vind je thuis een Telenet- of Proximusaansluiting waar wifi binnenkomt via de modem. Vaak hangt die in de meterkast of wordt hij ergens achterin weggestoken. Als je zoon of dochter klaagt wanneer een YouTube filmpje of een online spelletje op de PlayStation blijft hangen, dan gaat dit het ene oor in en het andere weer uit. Want de wereld vergaat immers niet.

Dat gebeurt pas wanneer je zelf continu geteisterd wordt door een slechte verbinding. Met als gevolg dat je niet fatsoenlijk van thuis uit kan werken, wat behoorlijk frustrerend kan zijn. Maar hoe los je zoiets op? Je modem resetten of je wifi aan- en uitschakelen? Nee, dat heeft allemaal niet veel zin. Maar wat dan wel?

Oplossing 1: Zorg voor Mesh wifi bij je thuis.

Vaak staat je bureau te ver van de modem of wordt het signaal geblokkeerd door de binnenmuren in huis. Daarom zal je wifi-signaal dichtbij de modem veel hoger zijn in vergelijking met een kamer op zolder die verder weg ligt. De oplossing bij uitstek is het installeren van Mesh wifi.

Bij het gebruik van Mesh wifi ga je verschillende routers installeren bij je thuis. Dit zorgt ervoor dat je laptop meerdere toegangspunten tot het netwerk heeft, waarbij hij zich zal connecteren met het punt dat het beste bereik heeft. Simpel gezegd versterken deze routers het signaal in huis zodat je op elke plaats een goed bereik zal hebben.

De routers zelfs verbind je bij voorkeur met een internetkabel. Vaak is het niet evident om doorheen heel het huis nieuwe kabels te trekken. Daarom is het ook mogelijk om de routers te verbinden met een wifi-verbinding of door middel van het stroomnetwerk.

Telewerk uitdaging 2: We’re going to need a bigger pipe!

Er zijn verschillende manieren om thuis te werken. Als een bedrijf volledig overgeschakeld is naar cloud-toepassingen valt het thuiswerken meestal wel goed mee. Jammer genoeg heeft de overgrote meerderheid aan organisaties nog intern servers en toepassingen staan. Bepaald werk vereist bovendien soms het gebruik van krachtige workstations, zoals bij architecten of machine-ontwerpers.

Wat er dan meestal gedaan wordt, is dat thuiswerkers via een VPN naar kantoor verbinden om met Remote Desktop hun PC 'over te nemen'. Die PC staat dan steeds aan, alsof je op kantoor bent. Organisatorisch vereist dit nog altijd wel iemand op kantoor om die PC aan te zetten.

In praktijk loopt zo’n VPN verbinding bij de meeste bedrijven over een lijn van de telecomoperator. Het gevolg daarvan is dat de uploadsnelheid een pak trager wordt, zeker wanneer er verschillende van je collega’s via deze verbinding werken.

Oplossing 2: A bigger pipe!

Een simpel probleem met een simpele oplossing. Thuis ontvang je meestal een standaard asymmetrische verbinding. Die zou je moeten omvormen naar een symmetrische verbinding. Ligt jouw kantoor in het midden van een grote stad, dan is het haalbaar om te werken via glasvezel. Maar werk je buiten het centrum, dan kan dit best duur zijn. Basispakketten om thuis een symmetrische lijn te ontvangen lopen al snel op richting een kost van 250 euro per maand. Als dat budgettair voor jou geen optie is, blijven er weinig andere mogelijkheden over dan de servers van je bedrijf te verplaatsen. De beste oplossing is eigenlijk een combinatie van beide: de servers veilig en goed vanop afstand beheren met daar bovenop een snelle verbinding tussen je gebruikers, zowel via internet als vanuit je kantoor.
Zorg voor betere VPN-compute-power. VPN-oplossingen binnen bedrijven zijn vaak ontworpen voor een beperkt aantal thuiswerkers, want de meeste mensen komen overdag toch naar kantoor. In 2020 is dat plots helemaal omgedraaid: een paar personen werken misschien nog lokaal, maar de meerderheid werkt verplicht van thuis. Je komt hierdoor niet alleen licenties tekort maar meestal kan de oude centrale firewall van je bedrijf dit allemaal niet zomaar aan.
Migreer je interne toepassingen van on-premise naar een cloud oplossing. Dit is natuurlijk een oplossing op lange termijn. Kies voor een oplossing waar je per dienst kan consumeren en het aantal gebruikers flexibel kan veranderen. Eigen interne toepassingen moet je dan soms wel voor een stuk herschrijven, daarom dat dit enige tijd in beslag neemt. Maar alles staat en valt bij een goede strategie, ook voor je interne IT. Vandaag gaat dat veel verder dan er enkel voor zorgen dat al je personeelsleden een laptop hebben.

Thuiswerk uitdaging 3: VPN software

Wat een zooi, die VPN clients!

De klassieke oplossing die de IT-dienst verzint is een nieuwere en betere technologie kiezen. Maar daardoor wordt er vaak een hoop verwarring gecreëerd, omdat bepaalde mensen de ‘oude’ VPN blijven gebruiken. Bijkomend zit je misschien nog met externe medewerkers die nu ook ineens op hun bedrijfslaptop jouw VPN moeten hebben.

De kwaliteit van die VPN komt en gaat met de performantie van zowel je centrale verbinding op kantoor als die van je gebruikers thuis. De dag van vandaag is die VPN gelukkig niet meer nodig voor iedere gebruiker. Microsoft 365, Google Docs, Teams en veel van je moderne applicaties zijn beschikbaar zonder een VPN, maar bij veel bedrijven zie je toch ook nog een hoop belangrijke interne applicaties die enkel via VPN bereikbaar zijn.

Oplossing 3: Voorzie een sterke fundering

De enige echte oplossing is hier een zeer sterke organisatie bouwen en zorgen voor een kwalitatieve opvolging van de VPN en alle soorten externe gebruikers.

Thuiswerk uitdaging 4: Security

Tot voor kort werkten op een normale dag alle gebruikers achter een centrale toegangspoort op kantoor. Iedere website die men opende werd voorafgaand gescand op virussen en andere gekke dingen. Dit moet nu allemaal vanop afstand beheerd worden.

Medewerkers zullen online via hun eigen internetverbinding surfen en er is weinig tot geen controle meer naar op welke links ze al dan niet per ongeluk klikken. Verder zit je binnen dit netwerk van je medewerker vaak nog met andere laptops buiten je beheer. Die van een partner, zoon of dochter sluiten zich ook aan op het net thuis. Een infectie door bijvoorbeeld een verkeerde klik spreidt zich meestal zeer snel, waardoor dit een makkelijkere prooi is voor hackers.

Extra: Waren er eigenlijk meer cyberaanvallen in 2020?

Jazeker. Tijdens de lockdown had iedereen meer vrije tijd. Hackers gingen op zoek naar nieuwe opportuniteiten. Bovendien zijn de toestellen van werknemers makkelijkere doelwitten dan bedrijfstoestellen. Vooral phishingaanvallen kenden een sterke groei sinds de corona-uitbraak. De aanvallers profiteren van de kwetsbaarheid van de geïsoleerde thuiswerker.

Dreigingen van ddos aanvallen waren er ook meer. Als een webshop nog de enige inkomstenbron is van een bedrijf zijn, is dat bedrijf waarschijnlijk sneller geneigd losgeld te betalen wanneer ze niet anders kunnen. Verder kan je ervanuit gaan dat sommige bedrijven heel snel hebben moeten schakelen na het sluiten van de winkels, waardoor hun nieuwe webshop of dat volledig op afstand werken misschien niet zo veilig geregeld werd als zou moeten. Hierdoor kregen hackers er een enorme hoop aan eenvoudige targets bij.

Oplossing 4: Beveilig het!

Beveiligen alsook beschikbaar zijn, dat is een multilayer verhaal. Er bestaat niet één eenvoudige oplossing, maar het is een traject op zowel technisch als menselijk vlak.

Je moet eerst zorgen dat al je toestellen, servers, firewalls, … up to date zijn. Verder is het belangrijk dat je eigen mensen goed opgeleid zijn en snel herkennen wat niet kosjer is. En bovendien moet je van je eigen bedrijf weten welke informatie waar staat en ervoor zorgen dat je een goede logging hebt voor mochten er ooit problemen optreden.

Daarnaast moet je als bedrijf jezelf voorbereiden op het feit dat je misschien ooit het slachtoffer van een cyberaanval kan zijn. Hoe reageer je daar op? Welke processen kunnen de impact van een aanval inperken? Ligt er een actieplan klaar? Is dit plan getest en direct uitvoerbaar? Wie neemt op welk moment de leiding? En hoe leer je medewerkers omgaan met de gevaren? Al deze elementen samen maken een onderneming weerbaarder tegen cyberaanvallen.

Thuiswerk uitdaging 5: Video calls haperen

Na het worstelen met de instellingen van je webcam en geluid, zitten we dan klaar in onze langverwachte call. Het is 2020, maar mijn collega's klinken alsof ze onder water zitten en zijn gepixeld alsof ze meespelen in een videogame uit de jaren ‘90. Tegenwoordig zijn we het gewoon om thuis een Tarantino-film op Netflix in 4K te streamen met perfect Dolby Surround geluid op de home theater. Maar een simpele video call met 4 of 5 man werkt amper. Hoe komt dit toch?

Geluid en video afspelen, dat is op zich nog een heel eenvoudig principe. Maar stel je voor dat je 5 verschillende camera's en geluid live vanop afstand moet monteren en onmiddellijk terug uitstralen naar diezelfde 5 gebruikers. Dat is sowieso al veel complexer dan het streamen van een film naar 1 persoon.

Technologisch zijn de camera's in de meeste laptops niet mee geëvolueerd. Zeker niet als je dit vergelijkt met wat een goedkopere smartphone vandaag allemaal kan. Verder zijn er ook een aantal merken die niet de optimale plaats gekozen hebben voor het inbouwen van de micro, wat nog erger is dan een slechte camera. Dit alles in combinatie met wifi die af en toe hapert of een internetverbinding waarop heel je huishouden actief is? Veel goeds kan daar niet van komen.

Oplossing 5: Investeren in apparatuur loont

Indien je evenveel zou investeren in je videoconferentie materiaal als in je home cinema dan komt dat wel goed ;). Een goede thuiswerkplek waar je uren op kan werken heeft nood aan een extern groot scherm. Sluit daar een goede externe usb webcam op aan. Zorg verder voor een goede headset zodat je kan luisteren zonder dat al het geluid onmiddellijk terug naar de micro gaat. Dat allemaal in combinatie met een snelle en betrouwbare verbinding, dan leef je in 2020 en niet meer in de jaren ‘90 :)