Pukkelpop - meer dan een goed feestje

Pukkelpop, Inventis en Level27

In 2008 koos Pukkelpop ervoor om samen te werken met Inventis. In eerste instantie was dat voor de ontwikkeling van hun website maar ook om eerste stappen te zetten in een online ticketverkoop. Weet je nog die tijd dat we papieren festivaltickets kochten in platenwinkels? Of is dat enkel iets dat boomers nog kennen? Online ticketverkoop werd in ieder geval steeds belangrijker en is tegenwoordig nog het enige verkoopkanaal.

Maar daar bleef het niet bij. Doorheen de jaren werden er steeds nieuwe applicaties ontwikkeld om het festival te digitaliseren. Een mooi voorbeeld is het medewerkersportaal om de samenwerking met de duizenden medewerkers voor, tijdens en na het festival administratief te organiseren.

Level27 werkte al langer samen met Inventis en na enkele jaren werd het ook de vaste hostingpartner van het muziekfestival in Kiewit. Tijdens de eerste jaren lag de focus vooral op de high-traffic publieke website en de online ticketverkoop. We zorgden ervoor dat tienduizenden festivalgangers via deze weg vlot en zonder zorgen hun ticket konden kopen.

Dat soort projecten zijn het soort uitdagingen waar onze nerd-hartjes sneller van gaan slaan. Maar zelfs nerds willen ook al wel eens de kelder uit. In 2019 kwam de vraag om ook op het terrein zelf aan de slag te gaan en daar gingen we graag op in.

Onsite support

Het organiseren en monitoren van een festival zoals Pukkelpop houdt veel in:

tijdens het festival moeten de tickets van de bezoekers omgeruild worden in festivalbandjes;
de geldigheid van die bandjes moet bij het binnen- en buitengaan gecontroleerd worden;
er moeten drankbonnetjes worden verkocht;
medewerkers moeten op basis van accreditaties een medewerkersbandje krijgen met de juiste letters (elke letter staat voor een zone waar de medewerker toegang heeft);
...

En zo kunnen we nog een tijdje doorgaan.

Bij de digitalisering van festivals komt dus heel wat meer kijken dan soms gedacht wordt. Er worden uiteenlopende applicaties gebruikt die op allerlei toestellen beschikbaar moeten zijn (denk maar aan laptops, handscanners,...), wat ervoor zorgt dat er een mix aan verschillende oplossingen nodig is. En die oplossingen moeten bovendien nog wat robuuster zijn dan gewoonlijk, je wil namelijk geen 10.000 enthousiaste festivalgangers voor een gesloten metalen poort hebben staan.

Te koud, te warm, te stoffig!

Natuurlijk is ook de infrastructuur heel belangrijk. En alles wat een datacenter de ideale omgeving maakt voor serverinfrastructuur, is een festivalweide natuurlijk niet. Een volledig redundant netwerk bouwen is geen haalbare kaart. Dus af en toe is er al wel al eens geen internetverbinding.

Verder wordt de hele weide van elektriciteit voorzien door dieselgeneratoren. Maar een dieselgenerator laat je niet nodeloos draaien. Elektriciteit is er dus enkel wanneer je dat last minute nodig hebt. Bovendien is het op festivals altijd te warm of te koud en is er stof. Veel stof. Heel veel stof. Stof dat overal tussen kruipt, waar elektronica helemaal geen fan van is.

De oplossingen

Onze uitdaging bestond er dus in om samen met Inventis een systeem uit te werken dat voor elke applicatie op elke locatie van het festival de beste oplossing voorziet.

Allereerst maakten we voor kritische locaties gebruik van lokale servers. Kritische locaties zijn zones zoals de inkomzone of de crew receptie. Als er dan eventjes geen netwerkverbinding is, kan zo'n zone ook volledig onafhankelijk functioneren. De gegevens worden dan gesynchroniseerd met de hoofdlocatie van zodra het netwerk terug is. Op sommige plekken hadden we zelfs UPS'en (batterijen, zeg maar) voorzien om een korte stroomonderbreking op te vangen!

Het stofprobleem losten we op door passief gekoelde servers, zodat het stof niet in de servers kon kruipen en dingen kapot kon maken. Voor het stof dat in de kleren van de crew kroop, hebben we geen oplossing kunnen bedenken.

Je begrijpt dat een project als dit geen eenvoudige onderneming is, ervaring en voorbereiding zijn dan ook cruciaal. We zijn bijzonder trots dat dit jaar alles vlekkeloos verlopen is! Nu kijken we, net als elk jaar, welke kleine verbeteringen we nog kunnen aanbrengen. De voorbereiding voor PKP23 is dan ook al lang gestart.

Tot volgend jaar, Pukkelpop!